(一)

外寄郵件與文件管理：

1. 寄送含有個資之電子郵件，務必加密附件且採安全傳輸機制。檔案若含姓名、學號、身分證號、帳號等其他可識別個資，請壓縮加密，並以電話或其他管道通知密碼。避免使用重複數字（如0000)、上下升數字（如1234)、分機號碼做為檔案密碼。
2. 收件人名單應使用「密件副本（Bcc）」功能，避免誤洩他人電子郵件地址。
3. 確認寄送對象與內容正確無誤，避免誤寄至外單位、單位同仁或群組。
4. 未經授權不得攜出校外含個資文件；處理完畢無須保存應立即銷毀或刪除；下班時應遵守桌面淨空並上鎖保存。

(二)

個資外洩事件通報與應變：

發現疑似個資事件應立即通報單位內個人資料保護專責人員及其單位主管、秘書室、計算機與網路中心、執行秘書、召集人。

(三)

資料分享與揭露：

分享或揭露個資須符合法規及相關規範並僅提供符合目的之必要資訊；資料交付應載明目的、限制。

(四)

委外廠商個資保護與監督：

委外結束時須返還、刪除個資；委外期間應定期確認廠商安全維護執行情形。